秘書検定 過去問題集

１、秘書Ａ子は、取引先に紹介されたという人から、上司と面会したいという申し込みを受けた。
このような場合Ａ子は、会社名と氏名のほかに、相手に何を確認すればよいか。
次の中から不適当と思われるものを選べ。

1)来訪者の役職名。
2)どのような用件か。
3)希望の日時はいつか。
4)面談時間はどのくらいか。
5)返事をするときの電話番号。

２、次は秘書Ａ子が、お茶などを出すとき行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
1)人数が多かった取引先との合同会議では、奥から手前へと、順番にお茶を出した。
2)面談中の客と上司のお茶を入れ替えるとき、茶たくは置いたまま茶わんだけ入れ替えた。
3)応接室の客にお茶を出すとき、上司はまだ入室していなかったが上司分のお茶も置いた。
4)客から頂いた手土産の菓子を、その客と上司の面談の席へ、頂いた手土産の菓子と言って出した。
5)社内会議の席へお茶を出すとき、4人だったのでお盆へ4人分のお茶をのせて待ち、片手で出した。

３、次は部長秘書Ａ子が、上司のスケジュールに関して行ったことである。
中から不適当と思われるものを選べ。

1)「ちょっと出掛けてくる」と言われたとき、行き先を尋ねないで帰社予定時刻だけを尋ねた。
2)予約客が遅れてきたとき、あとに予定が入っているため十分な時間が取れないと話し了承してもらった。
3)急な会議の招集があったとき、決まっている予定への対応は代理の者でも可能だったので出席できると言った。
4)取引先に出掛けるとき、そこから直帰すると言われたので、明日のおおよその予定を伝えておきたいと言った。
5)専務との面談が長引いていてあとの予定に差し支えそうだったので、専務秘書にそのことを伝えてもらうよう頼んだ。

４、次は、秘書Ａ子の上司(部長)が不在中にかかってきた電話へのＡ子の対応である。
中から不適当と思われるものを選べ。

1)専務に、「ちょっと外出しているが連絡は取れる」
　(上司は近くの喫茶店で友人と会っているので)
2)課長に、「Ｆ社に出掛けている、戻ったら連絡しようか」
　(取引先のＦ社に行ってくると言っていたので)
3)家族に、「そろそろお宅に着いている時刻だが、まだか」
　(上司は外出先から直接帰宅するとのことだったので)
4)取引先の人に、「仕事が立て込んでいて時間が取れない」
　(上司は風邪気味でと言って、クリニックに行ったので)

５、秘書Ａ子は上司の指示で見知らぬ客の面会を断ったところ、
あなたの名刺をもらえないかと言われた。
Ａ子は名刺を持っているが、このような場合どのように対応するのがよいか。
次の中から適当と思われるものを選べ。

1)上司が面会を断った客であっても客なのだから、自分の名刺を渡す
2)上司が面会を断った客なのだから、Ａ子も自分の名刺は渡すことはできないと言う。
3)上司が面会を断った客とは自分もかかわりを持たないほうがよいので、名刺は持ってないと言う。
4)上司が面会を断ったとはいえ客なのだから、名刺を渡してよいかどうかは上司に聞いてくると言う。
5)上司の客であってもＡ子の名刺がほしいと言っているのだから、内緒にしておいてほしいと言って渡す。

６、秘書Ａ子は上司から、「これから外出するので出しておいてもらいたい」と、
取引先のパーティーの出席はがきを渡された。
出すときに見ると、同行者の名前の漢字が間違っていた。
このような場合、Ａ子はどのように対処すればよいか。
次の中から適当と思われるものを選べ

1)名前の漢字を訂正し、郵送しないで上司の机の上に置いておく。
2)名前の漢字を訂正して郵送し、同行者にそのことを知らせておく。
3)同行者にはがきを見せて、名前の漢字を訂正してもらって郵送する。
4)名前の漢字を訂正して郵送し、上司が戻ったら出しておいたことを報告する。
5)上司が戻ったら名前の漢字が間違っていると話すことにし、それまでは何もしないでおく。

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