過去問題を解くことにより、問題の傾向を把握し、繰り返し演習することにより、自分の弱点も見えてきます。
また、あなたの一般常識や実務感覚が、どれくらい使えるのか分かります。
秘書技能検定試験2級の試験時間は120分です。
時間を計りながら問題を解いてみましょう。
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秘書技能検定試験2級 第74回
１、秘書Ａ子は、取引先に紹介されたという人から、上司と面会したいと
いう申し込みを受けた。このような場合Ａ子は、会社名と氏名のほか
に、相手に何を確認すればよいか。次の中から不適当と思われるものを
選べ。
1)来訪者の役職名。
2)どのような用件か。
3)希望の日時はいつか。
4)面談時間はどのくらいか。
5)返事をするときの電話番号。
２、次は秘書Ａ子が、お茶などを出すとき行ったことである。中から不適
当と思われるものを選べ。
1)人数が多かった取引先との合同会議では、奥から手前へと、順番に
お茶を出した。
2)面談中の客と上司のお茶を入れ替えるとき、茶たくは置いたまま茶
わんだけ入れ替えた。
3)応接室の客にお茶を出すとき、上司はまだ入室していなかったが上
司分のお茶も置いた。
4)客から頂いた手土産の菓子を、その客と上司の面談の席へ、頂いた
手土産の菓子と言って出した。
5)社内会議の席へお茶を出すとき、4人だったのでお盆へ4人分のお茶
をのせて待ち、片手で出した。
３、次は部長秘書Ａ子が、上司のスケジュールに関して行ったことである。
中から不適当と思われるものを選べ。
1)「ちょっと出掛けてくる」と言われたとき、行き先を尋ねないで帰
社予定時刻だけを尋ねた。
2)予約客が遅れてきたとき、あとに予定が入っているため十分な時間
が取れないと話し了承してもらった。
3)急な会議の招集があったとき、決まっている予定への対応は代理の
者でも可能だったので出席できると言った。
4)取引先に出掛けるとき、そこから直帰すると言われたので、明日の
おおよその予定を伝えておきたいと言った。
5)専務との面談が長引いていてあとの予定に差し支えそうだったので、
専務秘書にそのことを伝えてもらうよう頼んだ。
４、次は、秘書Ａ子の上司(部長)が不在中にかかってきた電話へのＡ子の
対応である。中から不適当と思われるものを選べ。
1)専務に、「ちょっと外出しているが連絡は取れる」
(上司は近くの喫茶店で友人と会っているので)
2)課長に、「Ｆ社に出掛けている、戻ったら連絡しようか」
(取引先のＦ社に行ってくると言っていたので)
3)家族に、「そろそろお宅に着いている時刻だが、まだか」
(上司は外出先から直接帰宅するとのことだったので)
4)取引先の人に、「仕事が立て込んでいて時間が取れない」
(上司は風邪気味でと言って、クリニックに行ったので)
５、秘書Ａ子は上司の指示で見知らぬ客の面会を断ったところ、あなたの
名刺をもらえないかと言われた。Ａ子は名刺を持っているが、このよ
うな場合どのように対応するのがよいか。次の中から適当と思われる
ものを選べ。
1)上司が面会を断った客であっても客なのだから、自分の名刺を渡す
2)上司が面会を断った客なのだから、Ａ子も自分の名刺は渡すことは
できないと言う。
3)上司が面会を断った客とは自分もかかわりを持たないほうがよいの
で、名刺は持ってないと言う。
4)上司が面会を断ったとはいえ客なのだから、名刺を渡してよいかど
うかは上司に聞いてくると言う。
5)上司の客であってもＡ子の名刺がほしいと言っているのだから、内
緒にしておいてほしいと言って渡す。
６、秘書Ａ子は上司から、「これから外出するので出しておいてもらいた
い」と、取引先のパーティーの出席はがきを渡された。出すときに見
ると、同行者の名前の漢字が間違っていた。このような場合、Ａ子は
どのように対処すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ
1)名前の漢字を訂正し、郵送しないで上司の机の上に置いておく。
2)名前の漢字を訂正して郵送し、同行者にそのことを知らせておく。
3)同行者にはがきを見せて、名前の漢字を訂正してもらって郵送する
4)名前の漢字を訂正して郵送し、上司が戻ったら出しておいたことを
報告する。
5)上司が戻ったら名前の漢字が間違っていると話すことにし、それま
では何もしないでおく。
７、秘書Ａ子の後輩Ｂ子が、電話でここまで来る道順の説明をしている。
聞いていると、目安となる店の名前をＲと説明しているが、いまはＹ
に替わっている。このような場合、Ａ子はどのような対応をすればよ
か。次の中から適当と思われるものを選べ。
1)ＲはいまはＹに替わっているとメモして渡す。
2)Ｒはいまはない、Ｙと言って説明するように小声で言う。
3)説明が間違っているので代わるとメモに書き、Ａ子が案内する。
4)電話の相手にも聞こえるように、ＲはＹに替わったと知らせる。
5)電話を保留にするように言い、ＲではなくＹと言うように教える。
８、秘書Ａ子の上司はヘビースモーカーである。次は、そのためにＡ子が
行っていることである。中から不適当と思われるものを選べ。
1)上司が外出するときは、たばこを忘れないようにと言っている。
2)上司が出張のときのホテルでは、喫煙可能な部屋を指定している。
3)灰皿を交換するときは、上司が不在のときを見計らっていている。
4)たばこの苦手な客が来るときは、前もってそのことを知らせている
5)上司室の空気清浄機は、たばこのにおいがあれば上司に断らず動か
している。
【解答】
１−1) ２−2) ３−3) ４−3) ５−3) ６−4) ７−1) ８−3)
９、秘書Ａ子の上司が入院した。会社から関係者以外には口外しないよう
にと指示されている。そのようなおり、上司の友人と名乗る来客があ
った。上司に頼みたいことがあるのだという。このような場合、Ａ子
はどのように対応するのがよいか。次の中から適当と思われるものを
選べ。
1)上司の友人ということなので、「自宅に連絡してもらったほうが早
い」と言って、自宅の電話番号を教える。
2)上司の友人ということなので、入院中と言ってから「来訪のあった
ことを伝えておく」と言って帰ってもらう。
3)上司の友人ということなので、「ほかには言わないでもらいたい」
と頼んでから入院先を教えて行ってもらう。
4)用件を尋ね、急ぎということなら、「いま入院中なので、自分から
上司に伝えて返事をさせてもらう」と言う。
5)入院中のことは言わず、「上司は数日留守にしているので、上司か
ら連絡するようにする」と言って連絡先を尋ねる。
10、秘書Ａ子の上司(営業部長)は「昼に連絡を入れる」と言って営業所に
出向いている。そこへ、部長がメンバーになっている社内連絡会議の
担当者から、「今日２時からの会議が１時３０分からに変更になった
」と連絡があった。上司は１時３０分にはＲ氏との面談の予定が入っ
ている。この場合、Ａ子はどのように対処したらよいか。次の中から
不適当と思われるものを選べ。
1)社内連絡会議の担当者に、上司はその時刻すでに来客の予定が入っ
ているので、出席できないと連絡する。
2)Ｒ氏に連絡して、今日の面談ができなくなった場合、別の日にして
もらうことができるかどうかを尋ねる。
3)社内連絡会議の担当者に、その時刻上司には予定が入っているので
代わりの者が出席するのでもよいか尋ねる。
4)営業所に連絡して上司を呼び出してもらい、会議への出欠とＲ氏と
の面談についてどのようにすればよいかを尋ねる。
5)社内連絡会議の担当者に、昼ごろ上司から連絡が入るはずなので、
出欠の返事はそのときまで待ってもらいたいと言う。
11、秘書Ａ子の上司(部長)は、すぐに戻ると言って近くの書店へ行った。
そこへ本部長から、「急ぎで確認したいことがあるので、部長にＴ取
引の資料を持って来るように」と連絡があった。資料はＡ子がファイ
ルしているので、すぐに出すことはできる。このような場合Ａ子は本
部長に、上司は外出中と言ってからどのように対処すればよいか。次
の中から不適当と思われるものを選べ。
1)「部長はすぐに戻ると言っていたが、どのようにすればよいか」と
尋ねる。
2)「部長の外出先はすぐに連絡するが、Ｔ取引の資料を先に持って行
こうか」と尋ねる。
3)「部長の外出先は近くなので、すぐに連絡して返事をするので、待
ってもらいたい」と言う。
4)「部長の外出先は近くですぐ戻ると言っていたが、すぐに連絡する
必要があるか」と尋ねる。
5)「部長はすぐに戻ると言って外出した」と伝え、「Ｔ取引のどの資
料を持っていけばよいか」と尋ねる。
12、秘書Ａ子は入院中の上司から、明日退院するという連絡を受けた。こ
のあと自宅で静養することになるという。そこでＡ子は、上司に次の
ことを尋ねた。中から不適当と思われるものを選べ。
1)出社予定日はいつごろか。
2)自宅静養中の自分の仕事は何か。
3)退院時に、手伝いに行く必要はあるか。
4)出社までに用意しておくものはあるか。
5)特に退院を知らせたほうがよい人はいるか。
13、次は、用語とその意味の組み合わせである。中から不適当と思われる
ものを選べ。
1)栄転 ＝ 業務拡大のため、会社などが移転すること。
2)内示 ＝ 公表する前に、関係者だけに内々に知らせること。
3)異動 ＝ 勤務地や所属、地位などが、いままでと変わること。
4)社風 ＝ その会社の社員に共通する、考え方ややり方のこと。
5)出向 ＝ いまの籍を買えずに、ほかの会社などに勤務すること。
14、次の「 」内の説明は、下のどの用語の説明か。中から適当と思わ
れるものを選べ。
「商品やサービスなどが、生産者から消費者の手に渡るまでの一切の
企業活動のこと」
1)キャンペーン
2)パブリシティー
3)マーケティング
4)マーチャンダイジング
5)セールスプロモーション
15、次は、それぞれ関係ある用語の組み合わせである。中から不適当と思
われるものを選べ。
1)国債 − 有価証券
2)建物 − 固定資産
3)所得税 − 収入印紙
4)約束手形 − 当座預金
5)決算 − 損益計算書
16、次は、弔事に関する用語とその意味の組み合わせである。中から不適
当と思われるものを選べ。
1)遺族 ＝ 死者の家族のこと。
2)会葬 ＝ 葬式に参列すること。
3)供物 ＝ 死者の霊前に供える物品のこと。
4)弔辞 ＝ 死者の家族を尋ねて悔やみを述べること。
5)服喪 ＝ 死者の家族が、ある期間派手な振る舞いを慎むこと。
【解答】
９−5) 10−1) 11−4) 12−2) 13−1) 14−3) 15−3) 16−4)
17、次の、来客に対する言葉遣いの中から、適当と思われるものを選べ。
1)だれを訪ねてきたのかと尋ねるとき、「私どものどなたをお訪ねで
いらっしゃいますか」
2)近々来る予定があるかを尋ねるとき、「近々こちらに参られるご予
定がおありでしょうか」
3)帰ってもらいたいと言うとき、「申し訳ないのですが、お引き取り
くださいませんでしょうか」
4)そのことは上司(山田)から聞いていると言うとき、「その件でした
ら、山田から承っております」
5)わざわざきてもらったことに礼を言うとき、「ご足労をおかけいた
しましてありがとうございます」
18、秘書Ａ子の上司は黙って席を外すことが多い。大抵は社内にいて、予
定があればそのとき戻ってくるが、このときは予約客が時間より少し
早く来訪した。このような場合、Ａ子は来客を応接室に案内してから
、どのように言って待ってもらうのがよいか。次の中から適当と思わ
れるものを選べ。
1)「少々お待ちくださいませ」とだけ言って、待ってもらう。
2)「いま、社内を捜してまいります」と言って、待ってもらう。
3)「そろそろ戻ってまいりますので」と言って、待ってもらう。
4)「社内で打ち合わせ中ですが、すぐ呼んでまいります」と言って、
待ってもらう。
5)「お約束の時刻までに戻ることは分かっておりますので」と言って
、待ってもらう。
19、秘書Ａ子の上司(山田部長)あてに電話が入った。上司は外出していた
ので、「戻り次第連絡するので電話番号を教えてもらいたい」と言っ
たところ、上司は知っているはずだ、と言われた。上司にこのことを
話すと、知らない、とのことである。今後このようなことのないよう
にするには、電話の相手にどのように言うのがよいか。次の中から適
当と思われるものを選べ。
1)「電話番号の管理は私がいたしておりますので、改めて私にお聞か
せ願えませんでしょうか」
2)「山田が存じているかどうかは私には分かりかねますので、お聞か
せ願えませんでしょうか」
3)「山田は存じているかもしれませんが、念のため、電話番号をお聞
かせ願えませんでしょうか」
4)「山田はこのようなことを控えておくのが苦手でございますので、
お聞かせ願えませんでしょうか」
5)「山田から、このような場合はお電話番号を伺うようにと言われて
おります。お聞かせ願えませんでしょうか」
20、次は秘書Ａ子が、上司を訪ねてきた来客に対して行ったことである。
中から不適当と思われるものを選べ。
1)前にも来訪したことがある客で名前が分かっていたので、「○○様
でいらっしゃいますね」と言った。
2)予約客だったが来社は初めてだったので、名刺をもらえないかと言
って受け取り、上司に取り次いだ。
3)不意の客だったが上司あての紹介状を出されたので、その場で書面
を確認してから上司に取り次いだ。
4)客が親戚の者だとしか言わなかったので、念のため名前を聞かせて
もらえないかと頼んで、言ってもらった。
5)会うのは初めての客だったがいつも電話で話していたので、「いつ
もお世話になっております」とあいさつした。
21、次は秘書Ａ子が、上司から指示されて金品を用意したときの上書きで
ある。中から不適当と思われるものを選べ。
1)結婚するＡ子の先輩への祝いに、「寿」
2)栄転する取引先の部長への祝いに、「御祝儀」
3)社員研修をしてもらった講師への礼に、「謝礼」
4)取引先の創立記念式典に持っていく祝いに、「御祝」
5)けがで入院した上司の友人への見舞いに、「祈御全快」
22、秘書Ａ子は、上司への贈り物に対して、お返しをするものとしなくて
よいものがあることを知った。そこで先輩に、お返しをしなくてよい
ものには何があるかを尋ねたところ、次のように教えられた。中から
不適当と思われるものを選べ。
1)香典返し
2)入院したときの見舞い
3)部下からの中元や歳暮
4)祝賀会などの記念品や土産
5)就職のあっせんをしたときの礼
23、次は秘書Ａ子が先輩から、後輩に注意するとき配慮したほうがよいこ
ととして教えられたことである。中から不適当と思われるものを選べ
1)タイミングを見計らい、相手が１人でいるときに注意すること。
2)注意するとき、なぜそうしてはいけないのかも教えたほうがよい。
3)注意するとき、どのようにすればよいのか、手本を示したほうがよ
い。
4)注意しようと思ったことはメモしておき、まとめて注意するのがよ
い。
5)注意するとき、相手にも言い分があれば、それを聞くようにするこ
と。
24、次は話し方と人間関係についても述べたものである。中から不適当と
思われるものを選べ。
1)相手との人間関係を考えて話さないと、相手の理解を得ることは難
しい。
2)同じ話をしても、相手との人間関係によって、受け入れられ方が違
ってくる。
3)だれとでも同じ話し方をすることが、話す相手と人間関係をよくす
るコツである。
4)相手にこちらの話を受け入れてもらうには、相手を否定するような
話し方はしないことである。
5)こちらの言葉が足りない場合でも、相手との間によい人間関
係があれば、不足を補って聞いてもらえる。
【解答】
17−3) 18−1) 19−3) 20−3) 21−2) 22−2) 23−4) 24−3)
25、秘書Ａ子は上司から、代理店を招いて懇親会を行いたいので会場を選
んでもらいたいと日時を言われた。ホテルで立食形式がよい、50人ぐ
らいになるだろうとのことである。次はそのとき、Ａ子がホテルに確
認したことである。中から不適当と思われるものを選べ。
1)宴会場は幾部屋あるか。
2)駐車は何台ぐらいまで可能か。
3)予約の変更は何日前まで可能か。
4)１人当たりの最低予算はどのくらいか。
5)何平方メートルぐらいの会場になるか。
26、次の配達に関することの中から、実際にはないものを選べ。
1)宅配便の配達日指定
2)普通郵便での現金送金
3)普通郵便の配達日指定
4)郵便小包の受け取り拒否
5)郵便料金の受け取り人払い
27、秘書Ａ子は、次の文書の最後に「以上」と書いた。中から不適当と思
われるものを選べ。
1)議事録
2)わび状
3)伝言メモ
4)通知文書
5)回覧文書
28、次は、「印」について説明したものである。中から不適当と思われる
ものを選べ。
1)重要書類に、登録されている印影として押す印を、「実印」という。
2)切手などに、使用済みであるとことのしるしとして押す印を、「消
印」という。
3)文書を訂正したとき、訂正したことを証明するために押す印を、「
訂正印」という。
4)印を押したが印影が薄くてはっきりしないとき、欄外に改めてはっ
きり押す印を、「捨て印」という。
5)２枚以上続いている文書に、続いていることを証明するために文書
のとじ目に印を、「割り印」という。
29、次は秘書Ａ子が、上司の部屋の環境整備について行ったことである。
中から不適当と思われるものを選べ。
1)壁に掛けてある風景画を、季節に合わせて昨年と同じものにしてよ
いか、上司に尋ねた。
2)書棚を整理中出てきた上司の趣味に関する雑誌を、どのようにした
らよいか上司に尋ねた。
3)上司がエアコンの風がときどき気になると言っていたので、外出中
に机を少し動かしておいた。
4)押し開きのドアの開閉音が気になるようになったので、ドアチェッ
クの調整を営繕係に頼んだ。
5)雰囲気を変えるのに、いまの観葉植樹を替えたほうがよいと思って
、出入りの園芸業者に相談した。
30、次は、物の数え方について述べたものである。中から「 」部分の
不適当と思われるものを選べ。
1)エレベーターは、「何台」とも、「何基」とも言う。
2)届いた郵便物の、はがきは「何枚」と言い、封書は「何通」と言う
3)事務机は「何脚」と言い、食事などをするテーブルは「何卓」と言
う。
4)新聞は、種類を言うときは「何紙」と言うが、数量を言うときは「
何部」と言う。
5)電話は、機械のことは「何台」と言うが、かけたり取ったりすると
きは「何本」と言う。
31、秘書Ａ子が受け取った領収書の金額が違っていた。正しい金額は25,0
00円だが、20,000円となっている。このような場合、Ａ子はどのよう
な対処をするのがよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
1)発行者に、新たに25,000円の領収書を作ってもらう。
2)発行者に、新たに作ってもらうか訂正してもらうかにする。
3)自分で金額を訂正して、訂正印は自分のものを押しておく。
4)自分で金額を訂正して、発行者に訂正印だけ押してもらう。
5)発行者に金額を訂正してもらい、発行者の訂正印を押してもらう。
【解答】
25−1) 26−2) 27−2) 28−4) 29−3) 30−2) 31−3)
記述問題
32、広報部長秘書Ａ子が電話を取ったところ、用件は営業部が担当する内
容だった。そこで営業部へ電話を回すことにしたが、この場合電話の
相手に「申し訳ございません。こちらは広報部でございます」と言っ
たあと、どのように言えばよいか。丁寧な言葉で「 」内に答えよ
33、秘書Ａ子が、出張から戻った上司に留守中の報告をするとき、どのよ
うに言うのがよいか。「 」内の下線部分に適切な言葉を答えよ。
「ご出張、＿＿＿。お留守中の＿＿＿が、ただいま＿＿＿は＿＿＿か」
34、秘書Ａ子は上司から次のことを指示された。このような場合、Ａ子は
どの部署に行くのがよいか。適切な部署名を( )内に答えよ。
1)「株主総会の出席名簿」を借りてくる。
（ ）部
2)「製品Ｘの顧客名簿」を借りてくる。
（ ）部
3)「上司の前回出張総費用」を調べてくる。
（ ）部
35、次の表は、平成16年度上半期におけるＹ社製品売上高の構成比率を示
したものである。これを見やすい円グラブにせよ。
(注)定規を使わないで書いてもよい。
製品名 Ａ − 10％
Ｂ − 50％
Ｃ − 25％
その他− 15％
【解答】
記述問題の解答は１つではありませんので、ここでは割愛させていただきます。